As Atas das assembleias, quem faz, como se faz e onde se registra

Tenho por costume sempre fundamentar meus entendimentos em dispositivos legais. Mas o tema não encontra lei que o embase, exceto, algumas convenções de condomínio, que vez por outra preveem alguma coisa.

Porém, nem por isso este tão importante documento pode ser elaborado ao bel prazer dos secretários (sim, são eles quem as redigem). Apesar de não haver lei, as atas devem seguir um certo rito, para não se tornarem documento sem valor.

De início, vamos trazer uma definição do que é uma ata: é o registro por transcrição do que se trata, se delibera e se decide sobre uma reunião formalmente realizada.

Em muitos condomínios é comum que ao síndico seja dada a atribuição de confeccionar este documento, o que, apesar de não ser vedado (salvo proibições de algumas convenções de condomínio), deve ser evitado, já que ele, o síndico, por questões óbvias, pode vir a ser questionado quanto a suspeição do que ali possa vir a ser registrado. O correto (ou recomendado) é que esta atribuição seja dada a um secretário indicado pelo presidente da mesa, o qual é escolhido pela maioria dos presentes (condôminos).

Com relação de onde deva ser transcrita esta ata, antigamente (na era da máquina de escrever, ou seja, antes da era da informática), por uma questão de praticidade, este documento era, geralmente, feito diretamente no “livro de atas”, cujas páginas eram numeradas e pautadas. Este livro registrava (e ainda é em alguns condomínios) a verdadeira história dos condomínios. Tão importante que todos os condôminos deveriam lê-lo vez em quando.

Hoje em dia, com a facilidade dos computadores, impressoras, etc., este livro praticamente entrou em desuso. As atas passaram a ser feitas diretamente no computador (geralmente notbooks), impressas em folhas avulsas, registradas em cartório (para garantir sua publicilização) e posteriormente, coladas naquele (antigo) livro ou colecionadas nos arquivos do condomínio. Como dito no início da matéria, não há legislação própria, cabendo assim, a cada condomínio, adotar a forma que bem lhe atenda, obedecendo, óbvio, o critério da garantia do registro e seu acesso a quem for do interesse (os condôminos).

Porém, mesmo não havendo lei que determine como e onde deva ser as atas elaboradas, alguns requisitos elas devem seguir. Por se tratar de uma narrativa do que acontece na reunião, ela deve ser clara e objetiva, devendo-se evitar narrativas longas, sem esquecer de registrar tudo o que foi decidido, enumerando o quórum de cada deliberação (PRINCIPALMENTE OS TEMAS POLÊMICOS). Para isso, deve-se seguir alguns requisitos, a saber:

1. Deve haver abertura e encerramento;

2. A pauta deve ser transcrita, assim como o nome do presidente e do secretário;

3. Pode, como já dizemos, ser redigida no ato, diretamente no livro ou por meio de computador, e não há nada que proíba ser aprovada ao final da reunião, porém, deve ser lida na próxima assembleia.

4. É importante registrar se a Assembleia foi realizada em primeira ou em segunda convocação;

5. Quando solicitado, deve-se registrar voto contrário assim como qualquer declaração e/ou manifestação dos condôminos;

6. Não há necessidade de assinatura dos presentes, sendo bastante a do presidente e do secretário, desde que haja registro de presença.

7. Não existe nenhuma obrigatoriedade quanto ao registro das atas em cartório (TÍTULOS E DOCUMENTOS), porém, algumas são mais importantes, e se faz necessário registrá-las, como: ELEIÇÃO DE SÍNDICO, REAJUSTE DE TAXA DE CONDOMÍNIO, CRIAÇÃO DE TAXA-EXTRA, bem como todas aquelas que tenham sido tomadas DECISÕES POLÊMICAS.

8. O Síndico, até 08 dias após a realização da Assembleia, deverá dar conhecimento aos condôminos do que foi decidido na Reunião. Cópia da ata distribuída a todos supre essa necessidade.

Outras recomendações:

– A presença de locatários, antes permitida pela Lei 4.591/64 (revogado o seu capítulo I), só ocorre caso estejam devidamente habilitados por procuração com poderes específicos.

– A assembleia deve ser realizada no local indicado no edital de convocação, evitando-se realizá-la em apartamentos de condôminos.

– O condômino em débito não tem direito de exigir sua participação na assembleia.

– A presidência dos trabalhos não deve ser dada ao síndico (muitas convenções proíbem).

– É proibido o voto do condômino que tenha interesse direto na matéria a ser votada.

– O voto deve ser proporcional à fração ideal de cada unidade, salvo disposição em contrário na convenção, e cabe ao presidente, o voto de desempate.

– Não se deve deliberar acerca de assuntos não constantes da pauta, nem mesmo sob o argumento de “assuntos gerais”, os quais não são cabíveis em Assembleias Extraordinárias.

Qualquer falta de observação aos itens acima mencionados, podem fazer com que uma assembleia, no seu todo ou em parte, sofra anulação, por quem se sentir prejudicado, através de decisão judicial em ação própria.

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